請求書・領収書のファイル名 例23選 — 電帳法に沿った付け方と、送るときの名前
請求書・領収書のファイル名は、国税庁の一問一答では「取引年月日_取引先_金額」の3項目を入れる形が例に挙がっています（問19・問50）。ただ、3項目と分かっていても、実際の帳票を前にすると「この日付でいいのか」「この金額はどれか」と手が止まります。ここでは実務で出てくる場面ごとに、そのまま真似できるファイル名の例を並べました。例は西暦8桁_取引先_取引金額（カンマなし）を基本の形にしています（書類の種類などを間に足した例もあります）。金額は帳簿（税込／税抜経理）に合わせるのが基本ですが、請求書に書いてある金額をそのまま使っても差し支えないとされています（一問一答 問57）。この記事の例は、請求書に書いてある請求額をそのまま使っています。
請求書・領収書・納品書の基本形
| 場面 | ファイル名の例 | ポイント |
|---|---|---|
| 請求書（一般的な取引先） | 20260921_㈱霞商店_110000.pdf | この例では日付を請求日（発行日）にそろえている。納品日などを使ってもよいが、書類ごとに決めて混ぜない（問50・問55）。支払期限などと混ぜない |
| 領収書 | 20260915_㈲ヤマダ電機商会_14520.pdf | 日付は領収日。金額は領収書の記載額 |
| 納品書と請求書が別 | 20260910_合同会社テックラボ_納品_88000.pdf | 電子で受け取ったなら納品書も保存の対象（一問一答 問2・問17）。請求書と区別できるよう「納品」と入れる |
| 見積書 | 20260901_㈱霞商店_見積_110000.pdf | 取引に関して電子で受け取った見積書も保存の対象（一問一答 問2。書き損じ、正式な見積書前の粗々なもの、取引を希望する会社から一方的に送られてくる見積書などは保存の必要はないとされています）。請求書と区別できるよう「見積」と入れる |
| 同じ日・同じ取引先・同じ金額が2枚 | 20260921_㈱霞商店_110000_2.pdf | 末尾に連番。上書きで消してしまうのが最悪 |
PDFが何件もあるときは、電帳法リネームにまとめてドロップすると、日付・取引先・金額を読み取って 日付_取引先_金額.pdf の形に一括で付け替えられます（文字が入ったPDFの場合。スキャンした画像のPDFは手入力になります）。読み取りはブラウザの中だけで行い、PDFを外に送りません。
ネット通販・デジタルサービス
| 場面 | ファイル名の例 | ポイント |
|---|---|---|
| Amazonで備品を購入（詳しく） | 20260918_Amazon_3980.pdf | 取引先は「Amazon」で統一（「アマゾンジャパン合同会社」でもよいが混ぜない）。領収書PDFを注文履歴からダウンロード |
| 1回の注文で複数商品 | 20260918_Amazon_12760.pdf | 注文合計（送料込み）を1つの金額にする。商品ごとに分けない |
| 月額サブスク（Adobe、Google Workspace等） | 20260901_Adobe_6248.pdf | 毎月同じ名前にならないよう請求日を必ず入れる |
| 年払いサブスク | 20260401_Dropbox_14400.pdf | 支払った年月日と支払額。月割りしない |
| 海外サービス（ドル建て） | 20260905_GitHub_USD40_5960.pdf | 外貨建ての書き方は一問一答に明記がないため、社内で1つのやり方にそろえるのが大事。例ではカード明細の円額を使い、外貨額を併記 |
| 電子マネー・QR決済の利用明細 | 20260912_PayPay_セブンイレブン_648.pdf | 決済事業者ではなく実際の購入先を取引先に。決済手段は補助情報 |
クレジットカード・銀行・経費
| 場面 | ファイル名の例 | ポイント |
|---|---|---|
| クレジットカード利用明細（月次PDF） | 20260910_楽天カード_利用明細_87210.pdf | 明細そのものは「取引先＝カード会社」「金額＝請求総額」。個々の買い物で受け取った領収書・請求書は、明細とは別に保存する（問46） |
| ETC利用証明書 | 20260930_ETC利用照会_3200.pdf | 月まとめの場合は月末日を日付にし、合計額を入れる。自分で発行を受ける証明書なので、受け取っていない（発行を受けていない）ものまで、所得税・法人税のために発行を受けて保存する必要はないとされています（問44・問46）。消費税の仕入税額控除では、利用が多くすべての証明書の保存が難しい場合、カードの利用明細と任意の1回分の証明書を一緒に保存すればよいとされています（問46） |
| 交通系IC（Suica）の履歴 | 20260930_JR東日本_Suica履歴_5430.pdf | 日付は、データに記録された発行日（受領日）にし、金額はそのデータの合計額にする（問55。課税期間の中で一貫していることが条件）。この例は月末に発行した履歴の場合 |
| 振込手数料の明細 | 20260921_三菱UFJ銀行_振込手数料_440.pdf | 金額が小さくても対象。銀行のWeb明細をPDF保存 |
| 電気・ガス・通信のWeb明細 | 20260825_東京電力_12345.pdf | 「ご請求金額」が取引金額。使用期間ではなく請求日 |
迷いやすいケース
| 場面 | ファイル名の例 | 判断 |
|---|---|---|
| 和暦で書かれた請求書（令和8年9月21日） | 20260921_㈱霞商店_110000.pdf | 和暦・西暦はどちらでもよいが混ぜない（問50）。この例では西暦にそろえる。令和＝2018＋年、平成＝1988＋年 |
| 値引き後の金額がある | 20260921_㈱霞商店_99000.pdf | 一問一答に値引きの明記はないが、請求書に書かれた金額か帳簿の金額を使う（問57）。この例では請求書の「お支払金額」（値引き後）にそろえている |
| 源泉徴収されている（フリーランスへの支払い） | 20260921_山田太郎_110000.pdf | 一問一答に明記はないが、請求書に書かれた金額か帳簿の金額を使う（問57）。この例では源泉徴収前の請求額にそろえている |
| 金額がゼロ（無料トライアル等） | 20260921_Notion_0.pdf | 記載すべき金額がないデータは「0円」か空欄でよいとされている。空欄にする場合は、金額が空欄であることで検索できるようにしておく必要がある（問58）。ファイル名では 0 と入れておくのが確実。保存が要るかは疑問が残るが、残す方が安全 |
| 取引先が個人名で、敬称が付いている | 20260921_山田太郎_110000.pdf | 「様」「殿」は外す。会社名の「御中」も同様 |
| 取引先名に記号「/」「:」「*」が含まれる | 20260921_AB_C商会_50000.pdf | ファイル名に使えない記号（\ / : * ? " < > |）は除くか_に置換 |
| 自社が発行した請求書（売上側） | 20260921_売上_㈱霞商店_110000.pdf | 所得税・法人税の保存義務者（個人事業者・法人）は、送った請求書のデータも保存する（問1・問2・問30）。仕入と混ざるなら「売上」を入れるかフォルダを分ける |
請求書を送る側のファイル名（発行側）
ここまでの例は、主に受け取った書類の保存用です。請求書をPDFで送る側で知っておきたいのは、次の3つです。
- 送るときの名前には、電帳法の決まりは見当たりません（取引先から指定があればそれに従います）。「請求書・自社名・日付・金額」を入れると親切です。例：
20261031_請求書_自社名_110000.pdf。国税庁の一問一答でファイル名が出てくるのは、保存したデータをあとから探せるようにする場面（検索の要件）です（2026年10月22日確認）。 - 送った請求書も、受け取った分と同じ「取引年月日_取引先_金額」の形の名前で自社に保存します。上の「自社が発行した請求書」の例のように、仕入と混ざるなら「売上」を入れるかフォルダを分けます。
- 請求番号を足してもよいと読めます。一問一答（問50）は、ファイル名に「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」を含み、統一した順序で入れておく方法を示しています。3項目を「含み」としているので、3項目がそろい、順番が全ファイルで同じなら、請求番号などを足すことまでは妨げていないと読めます。例：
20261031_売上_㈱霞商店_110000_No0123.pdf（上の表の「売上」を入れる形と同じ並びにしています。どちらか1つの形にそろえて、混ぜないでください）
送った請求書の保存のしかた（国税庁の一問一答）：
- データのまま保存し、改ざんを防ぐ措置（タイムスタンプ・訂正削除の履歴が残るか訂正削除ができないシステム・事務処理規程のいずれか）をとって、検索できる状態にします（問30）。保存する範囲は紙のときと同じです（問2）。
- 基準期間の売上高が5,000万円以下で、税務調査のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合などは、検索の要件が不要です（ファイル名ルールの解説）。保存する期間は、書類の種類や個人・法人などで違います（問17）。
- 請求書ソフトなどで発行し、内容が変更されるおそれのない形で、合理的な方法で編集されたまま要件に従ってデータベースに残る場合は、データベースでの保存も認められています。税務調査では、送った形に出力して確かめることもあります（問47）。
取引先の名前が長いとき・紙で受け取ったとき
取引先の名前が長い・ファイル名が長くなりすぎる
一問一答（問50）は、ファイル名の方法の一つとして、取引先ごとにフォルダを分け、その中のファイル名に日付と金額を入れて管理する形も示しています（日付・金額・取引先を条件にして探せることが条件です。ファイル名の方法の一つとして書かれているので、税務調査のときのダウンロードの求めに応じられるようにしておくことも必要と読めます）。例：㈱霞商店 フォルダの中に 20260921_110000.pdf。ファイル名を連番にして、日付・金額・取引先は別の一覧表で管理する方法もあります（「索引簿の作り方」）。
紙で受け取った請求書・領収書
この記事の例は、メールやWebなどデータでやり取りした書類（電子取引）のためのものです。データのまま保存する決まりは、取引情報をデータでやり取りした場合（電子取引）のものです（一問一答 問1）。紙の請求書・領収書をスキャンして、紙の代わりにデータで保存する方法は「スキャナ保存」という別の制度で、別の要件があります（一問一答【スキャナ保存関係】問1）。スキャンしたPDFに同じ形の名前を付けて整理しておくのは便利ですが、スキャナ保存の要件を確かめるまでは、紙の原本を残しておいてください。
例外なく守ると楽になる3つのこと
- 日付は西暦8桁を先頭に。ゼロ埋めする（9月21日→
0921）。これだけでフォルダが時系列に並び、月ごとの範囲検索が目視でできる - 金額は数字だけ。「¥」「,」「円」「-」を入れない。検索窓に「110000」と打ったときに当たらなくなる
- 取引先の表記は1社1通り。初回に決めた表記を全ファイルで使う。「株式会社」を付けるか「㈱」にするかも最初に決める
ファイル名の付け替えは、手作業でなくても済みます
「電帳法リネーム」は、請求書・領収書のPDFを置くだけで 取引年月日・取引先・金額 を読み取り、20260921_㈱霞商店_110000.pdf の形に一括で付け替えます。処理はブラウザの中だけで行い、ファイルはどこにも送信されません。累計30件までは無料です。