電子帳簿保存法のファイル名ルール — 「取引年月日_取引先_金額」の付け方と、何が満たせるか

最終更新 2026-09-29　｜　6分で読めます

メールやWebで受け取った請求書・領収書のPDFは、2024年1月から「電子データのまま」保存し、原則としてあとから探せる状態にしておく義務があります。会計ソフトを使わずフォルダで管理している人にとって、手軽な方法の一つがファイル名に必要な情報を入れることです。この記事では、国税庁が例として示しているファイル名の付け方と、その根拠、そして「自分は本当にやる必要があるのか」を整理します。

結論：ファイル名は「取引年月日_取引先_金額」の3項目

国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」は、検索機能を確保する方法として、税務調査の際の「ダウンロードの求め」に応じられるようにしたうえで、規則性のあるファイル名を付けて保存するやり方を示しています（問19・問50）。そこで示されている例が次の形です。

ファイル名に入れるのは次の3つです。

区切り文字はアンダースコア（_）が一般的です。順番は決まっていませんが、全ファイルで同じ順番にそろえる必要があります（問50）。年月日を先頭にするとフォルダ内で自動的に時系列に並ぶので、後述の「日付の範囲で探す」が目視でもできます。

なぜファイル名でよいのか（検索要件の中身）

電子取引のデータ保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」という2種類の要件があり、ファイル名が関わるのは可視性のうちの検索要件です。検索要件は次の3つからなります。

1. 取引年月日・取引金額・取引先で検索できること
2. 日付または金額について範囲を指定して検索できること
3. 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

ファイル名に3項目を統一した順番で入れておけば、①の「日付・金額・取引先で検索できる」状態になると考えられます（問50）。②と③は、税務調査の際に「ダウンロードの求め」（データの提示・提出）に応じることができるようにしている場合は不要とされています（問48）。応じられるように、保存場所と中身を日頃から整えておいてください。

「真実性の確保」の方は、発行者がタイムスタンプを付けたデータを受け取る／受け取った後にタイムスタンプを付ける／訂正削除の履歴が残るシステムを使う／訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて備え付け、規程に沿って運用する、のいずれかで満たします。フォルダ保存なら最後の規程を用意するのが一般的で、国税庁がサンプル（Word）を公開しており、名前と日付を入れるだけで作れる作成ツールも用意しました。ファイル名の話とは別の要件なので、忘れないでください。

そもそも検索要件が免除される人

次のどちらかに当たる場合、検索要件そのものが不要になります（いずれも税務調査でのダウンロードの求めに応じることが前提です）。

• 基準期間（個人は前々年、法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下の事業者。売上高は税抜きで、非課税の売上を含み、営業外収入や雑収入は含みません。基準期間がない新規開業者・新設法人の、開業した年とその翌年（法人は設立から2事業年度）も当たります（問51）
• 電子データを印刷した書面を、取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理して提示・提出できる事業者

免除されるのは「検索できるようにすること」だけです。電子で受け取った請求書・領収書を電子データのまま保存することは、売上に関係なく必要です。改ざんしていないことを示す措置（事務処理規程など）も、原則として必要です。改ざん防止の措置を含む保存の要件が不要になるのは、災害その他やむを得ない事情で要件どおりに保存できなかったことを証明した場合と、システムの整備が間に合わないなどの「相当の理由」を税務署長が認め、データと印刷した書面の提示・提出の求めに応じられるようにしている場合（猶予措置。税務署への事前の申請は不要）に限られます。どちらの場合も電子データそのものは保存します（電子帳簿保存法施行規則4条3項、国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問88・問93）。

売上高5,000万円以下の事業者で、ダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、ファイル名を整えることは義務ではありません。それでも、次の理由でファイル名を整えることをおすすめします。

• 調査で「◯月の◯社の請求書」を求められたとき、その場で出せないと調査が長引く
• 売上高が5,000万円を超えると、その2年後（法人は2事業年度後）の取引から、原則として検索できる状態が必要になる（判定は個人は前々年、法人は前々事業年度の売上高。問51。印刷した書面を日付・取引先ごとに整理して提示・提出でき、ダウンロードの求めにも応じられるようにしている場合を除く。問48）。そのときに過去分をまとめて付け替えるのは大変
• 日常の経理でも「あの請求書どこだっけ」がなくなる。これが一番大きい

付け方の細かいルールと、よくある間違い

金額は「請求書に書いてある金額」

取引金額は請求書の「ご請求金額」「合計」にあたる数字です。国税庁の一問一答（問57）では、帳簿の処理方法（税抜経理／税込経理）に合わせるのが基本としつつ、受け取った請求書に書いてある金額をそのまま記録しても差し支えないとされています。迷ったら、請求書に書いてある金額をそのまま使えば足ります。値引きがある請求書は、請求書に書かれた請求額（値引き後）を使うのがわかりやすいでしょう（値引きの扱いは一問一答に明記がありません）。

日付は「取引年月日」

一問一答は、検索の項目の「取引年月日その他の日付」は基本的には取引が行われた年月日を指すとしつつ、1か月分の取引がまとめて記録された納品書データなどでは、データに発行日・受領日として記録されている日付を使っても、課税期間ごとに自社で一貫した規則性を持っていれば差し支えないとしています（この場合、金額はそのデータの合計額にそろえます。問55）。この記事の例では、請求書は請求日（発行日）、領収書は領収日にしています。一問一答の例でも、請求書の日付（問50）や受け取った日（問19）が使われています。問55の解説は、日付は基本的には取引が行われた年月日を指すとしています。どの日付を使うかを書類ごとに決め、課税期間の途中で変えないようにしておきます。和暦と西暦はどちらでもよいですが、混ぜないでください（問50）。

取引先の表記は統一する

「株式会社霞商店」「㈱霞商店」「霞商店」が混ざると、検索で取りこぼします。どれでも構いませんが、ひとつに決めて全ファイルで同じにしてください。

元のファイルを直接書き換えてよいか

国税庁の一問一答には、ファイル名の変更が「訂正・削除」に当たるかどうかの記載は見当たりません（2026年9月29日確認）。規則や国税庁の事務処理規程のひな形が防ぐ対象としているのはデータの「記録事項」「内容」の訂正・削除なので、中身を変えずに名前だけ変えることはこれに当たらないと読めます。PDFの中身は編集しないでください。心配な場合は、元のファイルも残しておきましょう（電帳法リネームは元のファイルを変えず、名前を変えたコピーを作ります）。

ファイル名だけで足りないケース（索引簿を使う）

ファイル名に入れられる情報には限りがあります。次のような場合は、ファイル名は連番にして、別に索引簿（Excel・CSV）を作り、そこに日付・金額・取引先を記録する方法が向いています。

• 1つの請求書に複数の取引先・複数の金額が含まれる
• 取引先名が長い、または記号を含んでファイル名に使えない
• 件数が多く、ファイル名の目視管理が現実的でない

1つのPDFに複数の請求書が入っている場合は、中身を変えずにPDFを取引ごとに分け、それぞれにファイル名を付ける方法も示されています（問54）。

国税庁は索引簿の作成例（Excel）も公開しています。ファイル名と索引簿はどちらか一方で足ります（問19）。両方を作っておくこともできます。詳しくは「索引簿の作り方」で説明しています。

まとめ

• 問19が例に挙げる保存方法は「ファイル名・フォルダ・事務処理規程（定めて備え付け、運用する）」の3つ。ファイル名は 取引年月日_取引先_金額 の3項目。国税庁の例は 20210131_㈱霞商店_110000
• 範囲検索・組み合わせ検索は、税務調査の「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしていれば不要
• 基準期間の売上高が5,000万円以下で、ダウンロードの求めに応じられるようにしていれば検索要件は不要。それでも整えておく方が結局は楽
• 金額はカンマなしの数字。請求書記載の金額のままでよい（帳簿に合わせるのが基本）。日付は西暦8桁、取引先は表記統一
• 改ざん防止の措置（「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて備え付け、運用するなど）が原則として別途必要（作成ツール）

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