電子帳簿保存法の索引簿の作り方 — Excel/CSVの列構成、国税庁サンプル、ファイル名との使い分け

最終更新 2026-09-29　｜　5分で読めます

電子取引データの検索要件を満たす方法は、大きく2つあります。ひとつはファイル名に取引年月日・取引先・金額を入れる方法、もうひとつが索引簿（さくいんぼ）を作る方法です。索引簿はExcelやCSVの一覧表で、「どのファイルが、いつ、誰との、いくらの取引か」を記録します。この記事では国税庁の作成例に沿った作り方と、ファイル名方式とどちらを選ぶべきかを説明します。

索引簿とは何か

索引簿は、保存している電子データの目録です。国税庁の一問一答では、ファイル名は連番などにしておき、別途Excel等で索引簿を作成して検索できる状態にする方法が、ファイル名方式と並んで例示されています。

ポイントは、索引簿がデータ本体ではなく「探すための表」だということです。PDFは連番で保存し、索引簿の行と連番で結びつけます。一問一答（問50）は、Excel等の表計算ソフトで日付・金額・取引先の一覧表を作り、範囲指定や2つ以上の項目の組み合わせで絞り込める状態であれば、検索機能の要件を満たすものと考えられるとしています。ダウンロードの求めに頼らずに範囲検索・組み合わせ検索までできるのが、ファイル名方式との違いです。

国税庁サンプルに沿った列構成

国税庁が公開している「索引簿の作成例」（Excel）は、次の5列です。

これに加えて、実務では次の列を足すと後で助かります。

• 登録番号（インボイスのT＋13桁）— 消費税の仕入税額控除の確認に使う
• ファイル名 — 連番と別に実際のファイル名を書いておくと、ファイル名方式と併用できる
• 元ファイル名 — 受け取ったときの名前。問い合わせのときに相手に伝えやすい

金額列は数値として入れてください。「¥110,000」と文字で入れると範囲検索（10万円以上、など）ができません。日付も同じで、「2026/9/21」を日付型で入れるか、8桁数値で統一します。

CSVで作る場合の注意

CSV（カンマ区切りテキスト）で作っておき、Excelなどの表計算ソフトで開いて範囲指定・組み合わせで絞り込めるようにしておく方法もあります（一問一答が示しているのは「エクセル等の表計算ソフト」による一覧表です。問50）。次の形です。

• 文字コードは UTF-8（BOM付き） にすると、Excelでダブルクリックしたときに日本語が化けません
• 取引先名にカンマが含まれる場合は、その項目をダブルクォート " で囲む
• 月ごとに1ファイルではなく、年度で1ファイルにまとめる方が検索しやすい

ファイル名方式と索引簿方式、どちらを選ぶか

実務上楽なのは併用です。ファイル名は「日付_取引先_金額」にし、同じ内容を索引簿にも1行書く。ファイル名で日常の検索を済ませ、調査で範囲・組み合わせ検索を求められたら索引簿を開く、という使い分けができます。ファイル名と索引簿はどちらか一方で足ります（問19）。併用は「保険」だと考えてください。

月次の運用手順（併用の場合）

1. 月に1回、受け取った請求書・領収書のPDFを1つのフォルダに集める（メール添付、Webからのダウンロード、スクリーンショットのPDF化など）
2. 各PDFの取引年月日・取引先・取引金額を確認し、20260921_㈱霞商店_110000.pdf の形に名前を付ける
3. 索引簿に、連番・日付・取引先・金額・登録番号・ファイル名を1行ずつ追加する
4. 年度フォルダ（例：2026年度）の下に月フォルダを作って保存する。索引簿は年度フォルダ直下に置く
5. 索引簿と一緒に「訂正削除の防止に関する事務処理規程」も同じ場所に置き、規程どおりに運用する（真実性の要件）

手順2と3は同じ情報を2回書くことになるので、ここが一番面倒です。PDFから3項目を読み取ってファイル名と索引簿CSVを同時に出力できれば、この二重入力がなくなります。

保存期間と、よくある質問

索引簿はいつまで保存するか

索引簿がなければデータを探せないので、電子取引データ本体と同じ期間残します。データの保存期間は、法人は原則7年（青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年）、個人事業者は書類の種類により5年または7年です。消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存する請求書等は7年です。所得税・法人税の保存期間の数え始めは、法人は確定申告書の提出期限の翌日、個人事業者は作成または受領した年の翌年3月15日の翌日です（一問一答【電子取引関係】問17）。

索引簿を後から修正してよいか

索引簿はデータを探すための一覧表なので、入力ミスに気づいたら直して正しい状態にしておきます（索引簿の修正について一問一答に記載は見当たりません。2026年9月29日確認）。PDF本体は編集しないでください。

会計ソフトに登録していれば索引簿は不要か

会計ソフトの「ファイルボックス」「証憑保存」機能で、日付・金額・取引先を付けて保存し、ソフト側で日付・金額・取引先による検索と、日付や金額の範囲指定、2つ以上の項目の組み合わせができるなら、索引簿を別に作らなくても検索の要件を満たせると考えられます。ダウンロードの求めに応じられるようにしている場合に不要になるのは範囲指定と組み合わせだけで、日付・金額・取引先で検索できることは残ります（問48・問50）。また、訂正削除の記録が残るシステムで保存していても、データの受け取りをそのシステムの外（メールなど）で行っている場合は、改ざん防止の措置を講じていることにはならず、規程などが別に必要とされています（問43）。会計ソフトの証憑機能が、受け取り後速やかにタイムスタンプを付けるものであれば、それで満たせる場合があります（電子帳簿保存法施行規則4条1項2号、問61・問62）。どちらに当たるかは、お使いのソフトの説明で確かめてください。ソフトに証憑を添付せず、フォルダに置いているだけなら、ファイル名か索引簿で検索できるようにします。

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