電子帳簿保存法の事務処理規程のサンプル・ひな形 — 国税庁テンプレートの書き方と記入例（個人事業主・法人）

最終更新 2026-10-22　｜　7分で読めます

事務処理規程のサンプル（ひな形）は、国税庁が「法人の例」と「個人事業者の例」の2種類をWordで公開しています。メールやWebで受け取った請求書・領収書をフォルダで保存している場合、電子帳簿保存法では「改ざんしていないこと」を示す方法の一つとして、訂正・削除を防止する事務処理規程を定めて備え付け、規程どおりに運用することが認められています。タイムスタンプや専用システムを使わない人にとって、費用のかからない方法です。下の作成ツールで、国税庁のひな形（サンプル）をもとに、空欄を埋めた規程を作れます（法人の例は、よく使う項目を足して選べるようにしています）。

事務処理規程とは何か、必ず作らなければならないのか

規程そのものは必ずではありません。ただし、改ざんを防ぐ措置は、決められた4つの方法のうちいずれかを行うこととされていて（施行規則第4条第1項、一問一答【電子取引関係】問30）、事務処理規程はその1つです。タイムスタンプや専用のシステムを使っていない人にとって、規程は費用のかからない方法です。

電子取引データ（メール添付のPDF、Webからダウンロードした領収書など）を保存するときは、次の2種類の要件を満たす必要があります。

真実性（改ざん防止）の措置は、電子帳簿保存法施行規則第4条第1項で次の4つが定められていて、このうちいずれかを行うこととされています（一問一答【電子取引関係】問30）。

1. タイムスタンプが付いたデータを受け取る（1号）
2. 受け取ったあと、速やかに（または、規程を定めたうえで通常の業務の期間が過ぎた後、速やかに）タイムスタンプを付ける（2号）
3. 訂正・削除の記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで、データの受け取りと保存を行う（3号）
4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、備え付け、規程に沿って運用する（4号）

どれを選ぶかは事業者が自由に選べ、受け取り方に応じて複数を使い分けてもかまいません（問32）。訂正削除の記録が残るシステムで保存していても、データの受け取りをそのシステムの外（メールなど）で行っている場合は、改ざん防止の措置を講じていることにはならず、規程などが別に必要とされています（一問一答 問43）。会計ソフトの証憑機能が、受け取り後速やかにタイムスタンプを付けるものであれば、それで満たせる場合があります（電子帳簿保存法施行規則4条1項2号、問61・問62）。どちらに当たるかは、お使いのソフトの説明で確かめてください。国税庁の一問一答（問33）でも、この規程のひな形（サンプル）を国税庁サイトからダウンロードできると案内されています。

売上5,000万円以下で検索要件が免除される事業者でも、真実性の要件は原則として免除されません。見落としやすいので注意してください。例外は、システムや社内の手順の整備が間に合わないなどの「相当の理由」を税務署長が認め、データと印刷した書面の提示・提出の求めに応じられるようにしている場合の猶予措置です。この場合も電子データそのものは保存します（問93、施行規則第4条第3項）。猶予措置を受けるのに、税務署への事前の申請等の手続は必要ありません（問93）。ただし、要件どおりに保存できる環境があるのに、資金繰りや人手不足などの理由もなく保存していない場合は、この猶予措置は使えないとされています（問93）。規程は費用をかけずに作れるので、猶予に頼らず規程を作っておくほうが確実です。

国税庁の公式ひな形（サンプル・Word）はどこにあるか

国税庁サイトの「参考資料（各種規程等のサンプル）」のページにあります（ホーム → 法令等 → その他法令解釈に関する情報 → 電子帳簿保存法関係）。「電子取引に関するもの」の欄に、次の2つがWordファイルで置かれています。

• 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）
• 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）

同じ欄には索引簿の作成例（Excel）もあります。作り方は索引簿の解説にまとめています。同じページの「スキャナ保存に関するもの」は、紙の書類をスキャンして保存するときの別の制度の資料です。メールやWebで受け取った請求書・領収書に使うのは「電子取引に関するもの」の2つです。

国税庁の一問一答（問33）は、このひな形を「例えば、次のようなもの」として示したうえで、どこまで整備すればよいかは「事業規模等を踏まえて個々に検討する必要があります」としています。そのまま使うのではなく、自分の実態に合わせて空欄や項目を書き換えます。

記入例：ひな形のどこを書き換えるか

国税庁のひな形では、書き換える場所が「○○」「●●」「△△」などの記号になっています。記入例は次のとおりです（名前はすべて架空の例です）。

個人事業者の例

ひな形で空欄になっているのは施行日だけです。誰の規程か分かるよう、上に「事業者名：山田デザイン事務所 山田太郎」のように書き足しておくと、後から見たときに迷いません（下の作成ツールはこの1行を入れます）。

法人の例

上の作成ツールで「法人」を選ぶと、これらを入力欄で埋めたWordファイルを作れます。

個人事業主と法人、どちらのひな形を使うか

ひとり社長の法人は「法人の例」をもとにするのが自然です。国税庁は規程の内容を「事業規模等を踏まえて個々に検討する必要があります」としており（問33）、管理責任者と処理責任者が同じ人になる場合の扱いは一問一答に書かれていません。心配な場合は、顧問の税理士などに確かめてください。

作ったあとにやること

1. 保存する：印刷して手元に置くか、PDFにして請求書と同じフォルダ（年度フォルダの直下など）に保存します。規程は「定めて備付け、定めた規程に沿って運用する」もの（一問一答 問19）です。一問一答には税務署へ提出する手続は書かれていません。税務調査で提示を求められたときに出せるようにしておきます
2. 知らせる（従業員がいる場合）：一問一答（問33）は、規程に沿った運用のために、電子取引の情報を扱う従業員や管理者に規程の内容を周知することが重要だとしています
3. 守る：保存したPDFの中身は編集しない。電帳法リネームは中身を変えず、ファイル名だけを付け替えたコピーを作ります（名前の付け方も、規程と一緒に社内で決めておくと安心です）
4. やむを得ず差し替えるとき：取引先から訂正版の請求書が来た場合などは、規程の「取引情報訂正・削除申請書」に日付・取引先・理由を書いて一緒に保存します（作成ツールのWordファイルの2ページ目が申請書の様式です）

よくある質問

国税庁のひな形をそのまま使ってよいのですか

使えます。国税庁のひな形（サンプル）は公共データ利用規約に基づき利用できます。ただし自社の実態（保存場所、担当者、電子取引の範囲）に合わせて書き換えることが前提です。このページの作成ツールは、その書き換えを入力欄で行う仕組みです。

国税庁の事務処理規程のひな形（サンプル）はどこでダウンロードできますか

国税庁サイトの「参考資料（各種規程等のサンプル）」の「電子取引に関するもの」の欄から、法人の例・個人事業者の例をWordファイルでダウンロードできます。一問一答（問33）からも案内されています。

事務処理規程は税務署に提出が必要ですか

一問一答（問19）では、規程は「定めて備付け、定めた規程に沿って運用する」ものとされ、税務署へ提出する手続は書かれていません。税務調査で求められたときに提示できるようにしておきます。

押印や署名は要りますか

規則が求めているのは規程を定めて備え付け、運用することで、押印や署名は求められていません（電子帳簿保存法施行規則第4条第1項第4号）。社内規程として整えたい場合は、制定日と代表者名を末尾に書き足すと形が整います。

規程を作っていないと罰則がありますか

• 電子帳簿保存法には、規程を作っていないこと自体に罰金などの罰則を定めた条文はありません（2026年9月29日、e-Gov法令検索で確認。法は第1条〜第8条と附則）。
• ただし、タイムスタンプや訂正削除の記録が残るシステムなど、ほかの改ざん防止の措置もとっていない場合は、要件に従った保存になりません。災害などやむを得ない事情や、税務署長が認める相当の理由がないのに要件に従って保存していない場合は、青色申告の承認の取消しの対象となり得ます（同法第8条第3項、一問一答【電子取引関係】問98）。取消しは違反の程度などを総合的にみて、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうかを検討して判断されます（問98）。
• 電子取引のデータに記録された事項に関して隠ぺい・仮装があり、重加算税が課される場合は、重加算税の割合が10%上乗せされます（計算の基礎となる税額の10%を加算。同法第8条第5項）。
• タイムスタンプなどを使っていない人は、規程を作って運用しておきましょう（作成に費用はかかりません）。

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